Il caso FER

> Il progetto

> Obiettivi e metriche

> Organigramma di progetto e gruppo di lavoro

> Mind map

> Processi di avvio e pianificazione

> Il contributo di IMS

> I primi risultati

Il presente caso studio ha per oggetto il racconto del progetto di supporto scientifico e operativo, tramite specifica attività di ricerca da parte del Dipartimento di Economia e Management dell’Università di Ferrara alle figure: RUP e Direzione Lavori di FER; progetto in cui IMS è stata coinvolta per mezzo del socio fondatore Roberto Crepaldi.

L’attività ha coinvolto i processi di progettazione, implementazione e gestione del sistema di monitoraggio e controllo economico – temporale dei lavori infrastrutturali dell’opera denominata «Interramento Bologna-Ferrara» (Contratto d’appalto avente ad oggetto la progettazione esecutiva ed esecuzione lavori, ex art.53 comma 2 lett. b) del d.Lgs 163/2006, relativi ad “Interventi per la realizzazione del nuovo assetto dei trasporti ferroviari in Comune di Ferrara e collegamento diretto delle linee ferroviarie Rimini-Ferrara e Suzzara-Ferrara. 1° stralcio – CIG: 6640246857 – CUP: C71C99000000001).

La metodologia applicata al progetto, caratterizzata dal ruolo partecipativo dei ricercatori, può essere ricondotta alla critical action research and learning (Pedlar, 1998) e di osservazione partecipante (McNeill, 1990; Easterby-Smith, et. al, 1993).

In tale senso, la presenza dei ricercatori coinvolti è stata oggetto di costante inserimento all’interno dello staff interno di FER, partecipando attivamente all’operatività ed alle routine organizzative.

In tal modo è stato possibile conseguire un efficace trasferimento di conoscenze e competenze dal ricercatore all’operatore aziendale, soprattutto ai fini formativi e di impiego del sistema nei prossimi appalti.

Le attività di progetto sono state raggruppate in due fasi principali e precisamente:

1. Supporto alla verifica dello stato di fatto e progettazione del sistema di monitoraggio e controllo dei lavori.
2. Affiancamento operativo al monitoraggio e controllo dei lavori compresi gli aspetti legati alla rendicontazione verso i soggetti finanziatori dell’opera.

Particolare enfasi è stata data, in fase programmatoria, agli aspetti di comunicazione e interazione con l’appaltatore; in relazione alle metodiche e agli strumenti di monitoraggio e controllo dei lavori.

In relazione all’organigramma di appalto, il gruppo di lavoro coinvolto nel progetto coinvolge prevalentemente la Stazione appaltante e Università di Ferrara in qualità di consulente scientifico in ambito tecnico e amministrativo per l’appalto.

In particolare, per quanto riguarda il presente progetto, il gruppo è rappresentato da:

FER – stazione appaltante

• Direzione – sponsor di progetto
• Responsabile unico del procedimento incaricato (funzionario interno)
• Direzione Lavori (funzionario interno)
• Coordinatore della Sicurezza in fase Esecutiva (funzionario interno)
• Responsabile amministrativo
• Ufficio Legale interno

Università di Ferrara

• • Dipartimento di Economia e Management
    • Enrico Bracci – Responsabile consulenza ambito economico – finanziario
    • Mouhcine Tallaki – aspetti finanziari, di rendicontazione e contrattuali
    • Roberto Crepaldi – aspetti informatici, reporting avanzamento e di rapporto con l’appaltatore
  • Dipartimento di Ingegneria
    • consulenza tecnica

La prima attività messa in campo è stata quella di predisporre, a seguito di attività di brainstorming, una mappa mentale per delineare una sintesi di tutti gli aspetti nodali del progetto.

L’attività è stata utile, nella sua propedeuticità, per definire il contesto e i principali aspetti da tenere in considerazione nella definizione degli obiettivi di progetto.

Come in ogni progetto che si rispetti i momenti iniziali sono stati particolarmente intensi e caratterizzati dalla necessità di definire in maniera corretta obiettivi e ruoli nell’ambito delle attività da mettere in campo.

Per questo il processo di avvio ha rappresentato un momento importante per la definizione di tre aspeti fondamentali per buon esito del progetto stesso e precisamente:

• Project Charter: inteso come documento iniziale di ufficializzazione degli impegni in termini di risorse, umane, finanziare e tecniche per il raggiungimento dell’obiettivo del progetto stesso.
• Definizione del gruppo di progetto.
• Stakeholder: Individuazione e governo della comunicazione da e verso le persone e le entità coinvolte.

Il secondo passo è stato quello di attivare il processo di pianificazione vera e propria del progetto per arrivare alla definizione puntuale del piano vero e proprio.

I 5 punti nodali della pianificazione sono stati:

• Definzione della WBS di progetto
• Definizione dell’attività di Assessment infrastruttura e strumenti software a supporto:
  • Contabilità lavori
  • Controllo tempi
  • Gestione scadenze – piano dei controlli – agenda
  • Archiviazione documentale
  • Collegamento con CO.GE. (contabilità generale e sistema di tesoreria)
• Analisi Reporting:
  • Tipo di comunicazione
  • Obiettivo
  • Mezzo
  • Frequenza
  • Destinatario
  • Responsabile
  • Output – Report
• Definizione attività di Risk Management
• Sviluppo struttura del Piano di Progetto:
  • 1.1 Relazione Assessment
  • 2.1 Mappatura fabbisogni informativi
  • 4.1 Mappatura report di controllo
  • 4.2 Attivazione report di controllo
  • 5.1 Analisi dei rischi
  • 5.2 Definizione sistema di gestione dei rischi
  • 6.1 Definizione di un protocollo di rendicontazione e gestione della tesoreria

L’apporto di competenze da parte di IMS, nei processi di pianificazione, è stato particolarmente intenso anche nelle attività di Assessment del software. Attività che hanno riguardato la verifica dell’efficacia degli strumenti in uso presso la stazione appaltante in merito agli obiettivi di progetto.

Per questo sono stati pianificati e realizzati una serie di audit con gli utenti chiave individuati e il responsabile del ced interno.

Il percorso di audit ha seguito il seguente iter sintetizzato dall’infografica di seguito illustrata.

I 6 punti di interesse toccati sono stati i seguenti:

1. Gestione del computo metrico

ai fini della tenuta della contabilità dei lavori. Viste le dimensioni del progetto il software a supporto doveva avere caratteristiche particolari che riguardano la possibilità di strutturare in enne livelli le categorie di voci di elenco prezzi in un ottica WBS. Altro aspetto importante e legato alla necessità di dare accesso, anche contemporaneo al sistema, ha riguardato l’architettura del sistema. Questa infatti non poteva essere di tipo “stand-alone” ma quanto meno “client-server”. In questo modo RUP – DL e CSE e relativi assistenti, possono accedere al sistema, ognuno con un prorpio account profilato. Altro aspetto fondamentale è rappresentato dal vincolo contrattuale che prevede l’affidamento della contabilizzazione dei lavori a corpo trattandosi di appalto integrato. Su questo aspetto da ricordare che, trattandosi di lavoro ferroriario, la stazione appaltante ha deciso di seguire lo standard di riferimento Italferr che prevede l’utilizzo del metodo delle cosiddette “schede di disaggregazione” al fine della definizione della procedura di “salizzazione” della struttura WBS di progetto. Tale procedura ha lo scopo di fornire le istruzioni per declinare le strutture gerarchiche di un progetto (WBS, DBS), la codifica della documentazione nonché per specificare le modalità di computazione e salizzazione delle Opere di un progetto. La codifica indicata in procedura risponde ad una doppia esigenza: la prima assegna alla documentazione tecnica un codice che garantisce alla stessa un’identità univoca e immediatamente riconoscibile, al fine di facilitare anche i processi di classificazione e consultazione; la seconda assegna alle opere di progetto un codice strutturato su livelli che ne assicura un’identità univoca e immediatamente riconoscibile, al fine di tenere sotto controllo tutti gli elementi e poter successivamente attribuire loro un valore economico. L’elemento comune alle due strutture gerarchiche è l’identificazione delle Opere di progetto al massimo livello di dettaglio della WBS. Tale informazione è la chiave attraverso la quale si può risalire ai documenti da prendere a riferimento per la singola opera. Quando la corrispondenza non è immediata (è il caso delle sezioni tipo, che generalmente si riferiscono a più opere) la codifica consente facilmente di risalire alla struttura ad albero entro la quale il documento rientra. In tal senso si possono individuare una struttura di DBS per soddisfare esigenze di gestione documentale e una struttura di WBS per soddisfare esigenze connesse alla computazione e alla salizzazione delle opere.

2. Tenuta della contabilità dei lavori

Un lavoro da oltre 40 mio €, gestito con contabilità a corpo richiede specifiche funzioni, come sopra indicato. Anche gli aspetti che riguardano il flusso informativo non sono da trascurare, specie nel caso di relazione fra DL e appaltatore quando questi presenta una bozza di contabilità che deve poter essere importata con semplicità nel sistema gestionale per le opportune verifiche e integrazioni.
Oltre alle stampe previste dalla normativa vigente in ambito di contabilizzazione dei lavori pubblici (SAL, Certificati di pagamento, ecc.) gli aspetti di maggior valore richiesti al software riguardano la possibilità di poter programmare e ancora di più monitorare il progetto nel suo incedere temporale. In pratica deve poter essere possibile collegare un cronoprogramma dettagliato in riferimento alla WBS che si aggiorna in maniera automatica in relazione al rilievo contabile (che significa avanzamento lavori) e che quindi permette di poter effettuare simulazioni a finire di vita intera del progetto. Oltre alla ovvia posibilità di individuare eventuali difformità nel rispetto contrattuale dei tempi, questa funzione è altresì fondamentale per valutare il valore della produzione prospettico effettivo per ogni sal che, nel progetto di rferimento, è previsto a livello trimestrale senza limiti di importo.
Questo aspetto, legato alla tenuta della contabilità a corpo dove le singole WBA sono riconosciute prevalentemente al 100% ovvero come specificatamente indicato nella procedura di riferimento, significa che i vari SAL non sempre sono allineati con l’effettivo avanzamento della produzione, proprio perché alcune fasi di lavoro possono essere iniziate ma non riconosciute contabilimente, proprio in virtù delle regole contabili applicate. Serve quindi che il software tenga presente sia del valore SAL calcolato come indicato dalle procedure di riferimento, ma anche del reale avanzamento della produzione (SIL). Questo proprio per poter monitorare con attendibilità i tempi in relazione agli impegni contrattuali e alla relativa capacità dell’appaltatore di onorarli.

3. Prove, controlli e collaudi

Le imponenti quantità di prove, controlli e collaudi, anche in corso d’opera previsti da un’opera di queste dimensioni, necessitano di un supporto software dedicato che assista la DL e i propri collaboratori a monitorare gli aspetti cogenti riferiti al controllo qualità dell’opera stessa. Anche in questo caso lo strumento deve avere un’architettura che ne facilità l’accesso contemporaneo da più utenti, anche in remoto e in sicurezza. Altra caratteristica importante è rappresentata dalla possibilità di poter archiviare alle attività (prova, controllo o collaudo) il relativo corredo informativo (certificati, verbali, ecc.) e di poter referenziare il controllo alla WBA di riferimento in relazione alla natura dell’attività (prova su materiali, collaudo lavorazione, ecc.). Questo anche ai fini della raccolta finale dei documenti per le attività di collaudo dell’opera. L’allineamento delle scadenze al Gantt di progetto rappresenta l’ulteriore tassello utile ad un buon governo del processo unito alla possibilità di gestione delle eventuali non conformità rilevate durante le prove, controlli e collaudi.

4. Ciclo passivo

Altro aspetto di rilievo è rappresentato dall’interazione del software di tenuta della contabilità lavori con il sistema informatico amministrativo in uso (SAP). Ad emissione del certificato di pagamento per i diversi SAL trimestrali deve corrispondere un’attesa di fatturazione da parte dell’appaltatore a cui deve corrispondere la disponibilità dei fondi per onorare nei tempi previsti il debito. Questo significa innestare specifiche procedure di flusso informativo fra la Direzione Lavori, il Responsabile Unico del Procedimento e il reparto amministrativo. A partire dalla pianificazione e puntuale aggiornamento della previsione dei SAL, al trasferimento del Certificato di pagamento trimestrale, sino al ritorno dell’informazione dell’avvenuto pagamento.

5. Rendicontazione

Tra gli aspetti da non trascurare rientra anche l’attività di rendicontazione contabile agli enti preposti del progetto. Tra questi ricordiamo la recente introduzione della BDAP (banca dati amministrazione pubblica) che impone agli enti, anche di natura pubblico – privata che utilizzano anche solo in parte fondi pubblici, di rendicontare puntualmente digitalmente ogni aspetto contabile che riguarda i progetti. Importante quindi valutare anche la possibilità di utilizzare specifici strumenti software, meglio se integrati con il sistema di gestione della contabilità lavori, che assolvono questa funzione obbligatoria.

6. BIM

Ultimo aspetto, ma non certo il meno importante, tenuto in considerazione riguarda il mondo BIM. Il contenuto del bando di gara prevede la restituzione del AS Built Dossier di progetto in formato BIM. Le specifiche indicate nel bando non sono particolarmente dettagliate ed inoltre, FER non dispone ancora dei supporti tecnologici atti a gestire la metodica BIM. Tuttavia, gli enormi vantaggi di poter disporre di un modello informativo, soprattutto in ambito manutentivo, sono ormai alla portata di ogni ufficio tecnico, ragion per cui si è deciso di estendere l’Assessment anche al mondo della modellazione BIM orami diffusa anche in ambito ferroviario.

Il completamento dell’Assessment ha generato un processo di chiusura che ha portato ai seguenti risultati condivisi da tutto il gruppo di lavoro:

• Specifiche tecniche per il capitolato di fornitura software, documento utile al dialogo con i fornitori specializzati per acquisire e integrare il sistema informativo esistente ed estendere le funzionalità necessarie alla soddisfazione dei requisiti.
• Capitolato Speciale BIM, documento in cui sono individuati gli oneri a carico dell’appaltatore in fase di esecuzione delle opere in relazione alla regolamentazione delle attività di modellazione BIM as-built.
• Capitolato Speciale CDG, documento in cui sono individuati gli oneri a carico dell’appaltatore in fase di esecuzione delle opere in relazione alla regolamentazione delle attività di monitoraggio dell’avanzamento della produzione.